ミニコラム

【テレワーク】上手なコミュニケーションを取る5つのポイント!

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新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐため、国や行政からはテレワーク(在宅勤務・リモートワーク)が推奨されています。企業側もテレワークの導入を進めており、在宅で業務をする方も増えてきました。
テレワークで集中して業務に取り組めることは大きなメリットですが、相手の顔や表情が見えないことがコミュニケーションの障壁になってしまいます。
テレワークでは主にSlackなどのチャットツールやZoomなどのテレビ会議ツールが使われます。特にチャットツールは主に文字のやり取りになるので、意思疎通が上手くいかないことも出てくるでしょう。

コミュニケーション不足は生産性の低下につながります。離れた環境にいるからこそ、コミュニケーションを上手くとる工夫をすることが大事になってきます。
この記事では、テレワーク環境で必須のチャットツールやテレビ会議ツールを使って円滑なコミュニケーションを取るポイントをまとめました。

とにかくレスポンスを返そう!

チャットツールを使っていて、相手からのレスポンスが遅くてイライラしたことはありませんか?
オフィスであれば相手の状況が確認できるので話しかけるタイミングを判断できますが、物理的に距離が離れているテレワークではできません。

誰でも業務に集中していたりするとレスポンスが遅れてしまうことはよくあることです。
ただ、送った側としては、「読んだのか、分かったのか」を知りたいところです。
読んだ分かったの意思表示を示すルールは決めておいたほうが良いでしょう。
テレワークでは、メンバー全員ができる限り速いレスポンスを返すことを心がけるだけで、ストレスがない良いコミュニケーションが取れますよ。

相手の状況を考えた「おもいやりコミュニケーション」をとろう!

オフィスでデスクを並べて仕事をしていれば、相手が忙しそうにしているか、時間がとれそうかをなんとなく察することができます。
しかし、テレワークでは相手の状況は見えづらく「今は話しかけるのはやめておこう」「話しかけても大丈夫そうだ」と判断することはできません。
テレワークで離れた場所にいるからこそ、相手の状況を確認してからコミュニケーションを取る配慮を持ちたいですね。

また、テレワークは仕事とプライベートの区別がつきにくいと言われています。
業務時間外や休日にチャットツールでメッセージを送ることには注意が必要です。
自分は良くても相手にとってみたら、都合が良くないかもしれません。業務時間外にメッセージを送らないでほしいと思っているかもしれません。
業務時間外にどうしても連絡を取る必要がある場合は、一言付け加えて相手を気遣いましょう。

テレワークではニュアンスまで伝えよう

チャットツールのように文字だけのやり取りだと、相手にニュアンスが伝わりにくいことがあります。
普段の会話では伝わる言葉も文字にすると誤解されて軋轢が生じるなど、トラブルになってしまうこともあるでしょう。文字だけだからこそ、相手に配慮した言葉遣いを心がけることが大切になります。
今まではチャットだけで伝わらない部分を対面のコミュニケーションで埋めることができました。しかし、テレワークでは、なかなか埋めることが難しくなってしまいます。
文字だけでは伝わらないと思ったら、テレビ会議ツールを使うなど他の手段も検討しましょう。

顔の表情は多くを語る!テレビ会議を積極的に使おう

チャットツールはとても便利ですが、文字だけではすれ違いが起こりやすく空気感がつかみにくいというデメリットもあります。
特にディスカッションをしたい場合にチャットツールはあまり向いていません。理由は前述のとおり、文字だけのコミュニケーションはすれ違いが起きやすいからです。

そんな時は、ZoomやSkypeなどのテレビ会議ツールを活用してみましょう。
カメラを通して相手の顔を見て会話をすれば、空気感も伝わりますし感情も共有しやすくなります。
ディスカッションなどやり取りが長くなる場合は、テレビ会議ツールを積極的に使うことをおすすめします。

雑談こそがコミュニケーションを促進させる!テレビ会議で雑談タイムをもとう!

テレワークで一番問題になるのは、仕事の合間に何気なくしていた雑談がしづらくなることです。
雑談はサボっていると見られることもありますが、円滑なコミュニケーションのためにはとても重要なのです。
雑談をすることで、メンバーが何を考えているか、どんな問題を抱えているか、お互い分かり合うことができます。お互いを知ることでチームの作業効率も上がり働きやすくなります。

雑談がなくなるとコミュニケーションも冷めたものになり、チームの団結力も低下してしまいます。
そこで、メンバー間のコミュニケーションのためにテレビ会議ツールを使って雑談タイムを設けることをおすすめします。
テレビ会議での雑談タイムは基本的に自由です。業務に集中している時などは参加できない時もありますから、話したい人が自由に参加できるようにします。ただし、メンバー間でいつ集まるか、時間などはルールを作ると良いでしょう。
テレビ会議ツールのカメラをオンにして、リモートお茶会をしても良いかもしれませんね。

ほんの少しだけ、このような時間を持つことで、仕事につながる新しい発想が生まれる可能性もあります。
盛り上がりすぎには注意してくださいね。

まとめ

在宅勤務などのテレワークは、メンバー間のコミュニケーションを上手に取れれば、効率的に仕事を進めることが可能になり生産性向上につながります。
コミュニケーションを円滑にするために必要なのは、今まで普通に取れてきたコミュニケーションは取れないと認識し、常に相手へ配慮するという意識を持つことです。
チャットでのコミュニケーションが取りにくいと感じたらテレビ会議ツールを使うなど、スムーズなコミュニケーションを取る工夫をしていきたいですね。

チームメンバー同士の円滑なコミュニケーションが効率よく高いパフォーマンスを発揮するための重要な要素になってきます。
企業のカラーなどでコミュニケーションの取り方は違ってくるでしょう。自分の会社やチームに合う方法をいろいろと試してみてはいかがでしょうか。

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